Sie waren in einem Meeting, das mit Protoki mitgeschrieben wurde

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Organisation, die zu dem Termin eingeladen hat — also das Unternehmen, das Protoki einsetzt. Sie entscheidet, ob aufgezeichnet wird, wie lange die Daten gespeichert bleiben und wer sie sieht. An diese Organisation richten Sie Ihre Anliegen zuerst; wir leiten sie auf Wunsch weiter (Abschnitt 8).

Die rooom AG betreibt Protoki im Auftrag dieser Organisation als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO und verfolgt mit Ihren Daten keine eigenen Zwecke. Hat die rooom AG selbst eingeladen, ist sie zugleich Verantwortliche.

rooom AG, Löbstedter Str. 47a, 07749 Jena, Deutschland · info@rooom.com
Datenschutzbeauftragter: Landgraf Datenschutz GmbH, Markt 22, 07743 Jena · dsb@landgraf-datenschutz.de

Protoki tritt Online-Meetings bei (alternativ werden Audio-Dateien hochgeladen), die Aufnahme wird transkribiert und daraus ein KI-gestütztes Protokoll mit Aufgaben erstellt. Zwecke sind:

• Geschäftsdokumentation: Protokolle, Zusammenfassungen und Aufgaben aus Besprechungen.
• Zuordnung von Meetings zu Kundenkontexten anhand der E-Mail-Domain externer Teilnehmender.

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle statt. Es werden keine Redeanteil-Statistiken und keine personenbezogenen Auswertungen über Meetings hinweg erstellt, und es erfolgt keine Emotions- oder Stimmungsanalyse. Es werden keine dauerhaften Stimmprofile gespeichert; Angaben zur Sprechertrennung existieren nur vorübergehend während der Verarbeitung eines Meetings und werden mit der Tonaufnahme gelöscht.

• Tonaufnahme des Meetings (nur vorübergehend, siehe Abschnitt 6).
• Transkript mit Sprecherzuordnung.
• Öffentliche Chat-Nachrichten des Meetings (z. B. geteilte Links), soweit die Plattform sie dem aufzeichnenden Teilnehmer bereitstellt — sie fließen ins Protokoll ein.
• Technische Meeting-Metadaten des Aufnahme-Dienstes (Teilnehmerliste der Plattform, Beginn und Ende der Aufnahme) — Grundlage der Anwesenheitsangaben im Protokoll.
• KI-generiertes Protokoll bzw. Zusammenfassung, einschließlich zugeordneter Aufgaben.
• Teilnehmer-Metadaten: Anzeigename aus der Meeting-Plattform, ggf. E-Mail-Adresse aus der Kalendereinladung, ungefähre Anwesenheitszeit.

Herkunft (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): aus dem Meeting selbst (Ton, Teilnehmerliste der Plattform), aus der zugehörigen Kalendereinladung der einladenden Organisation und — bei nachträglicher Korrektur der Sprecherzuweisung — aus manuellen Eingaben der Nutzenden. Auf die Aufzeichnung wird vor deren Beginn hingewiesen: durch den Bot-Namen mit dem Zusatz „zeichnet auf“, durch einen Hinweis im Meeting und gegebenenfalls durch eine E-Mail vor dem Termin.

• Externe Teilnehmende: in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Dokumentation geschäftlicher Besprechungen, gestützt auf eine dokumentierte Interessenabwägung. Sie haben ein Widerspruchsrecht (Abschnitt 7).
• Beschäftigte der einladenden Organisation: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, in der Regel ergänzt durch eine interne Nutzungsrichtlinie oder eine Betriebsvereinbarung, die zulässige Meeting-Typen, Zugriffe und Speicherfristen festlegt und eine Leistungskontrolle ausschließt.

Welche Grundlage im konkreten Fall gilt, entscheidet die einladende Organisation als Verantwortliche.

Für den Betrieb von Protoki setzt die rooom AG folgende Dienstleister als Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Verarbeitung und Speicherung finden in der Europäischen Union statt; die Spalte „Konzernsitz“ nennen wir trotzdem, weil einige dieser Anbieter Gesellschaften mit Sitz außerhalb der EU sind.

• Spoke SAS („Meeting BaaS") — Beitritt des Aufzeichnungs-Bots zum Online-Meeting und Tonaufnahme. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.Auf unseren Löschauftrag entfernt der Anbieter Aufnahme, Transkript, Chatverlauf sowie Teilnehmer- und Sprechernamen. Die Sitzungs-Metadaten — Bot-Kennung, Status, Zeitstempel, Dauer und Token-Verbrauch — bleiben dort, und dazu gehört die Meeting-URL. Nach Auskunft des Anbieters vom 31.08.2026 werden diese Zeilen derzeit unbefristet aufbewahrt; eine Löschung oder Schwärzung ist nur auf Anfrage über seinen Support möglich.
• Scaleway SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Rechenzentrum und Speicher, auf denen Meeting BaaS seinen Dienst betreibt. Verarbeitungsort Paris, Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.
• Gladia SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Spracherkennung im Angebot von Meeting BaaS. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.Protoki schaltet die Transkription bei Meeting BaaS ab und transkribiert selbst. Meeting BaaS hat am 31.08.2026 schriftlich bestätigt, dass bei abgeschalteter Transkription keine Tonspur an Gladia geht. Diese Bestätigung gilt bedingt — nur, solange die Transkription des Anbieters abgeschaltet bleibt; für eine Echtzeit-Transkription im Datenstrom wäre Gladia beim Anbieter voreingestellt. Wir führen Gladia deshalb weiter als Empfänger auf, damit die Bedingung sichtbar bleibt.
• Mistral AI SAS — Transkription mit Sprechertrennung sowie Protokoll- und Aufgabenerstellung. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.
• Supabase, Inc. — Datenbank und Dateispeicher der Anwendung. Verarbeitungsort Frankfurt am Main, Deutschland (EU), Konzernsitz Vereinigte Staaten.
• Vercel, Inc. — Betrieb und Auslieferung der Webanwendung. Verarbeitungsort EU-Region (Frankfurt am Main), Konzernsitz Vereinigte Staaten.
• Plus Five Five, Inc. („Resend") — Versand der Protokoll- und Systemmails. Verarbeitungsort EU-Region (Irland) für den Versand, Konzernsitz Vereinigte Staaten.

Der Zusatz „eingeschaltet durch“ bedeutet: Dieser Anbieter steht nicht mit uns im Vertrag, sondern mit dem davor genannten Dienstleister (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Wir nennen ihn trotzdem, weil er die Daten sieht.

Darüber hinaus erhalten die Personen der einladenden Organisation Zugriff, denen das Protokoll zusteht. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

• Tonaufnahmen: Löschung nach erfolgreicher Transkription. Die einladende Organisation kann eine befristete Aufbewahrung einstellen — höchstens 12 Monate; danach wird die Aufnahme automatisch gelöscht. Hochgeladene Dateien werden ohne Sprecherzuweisung spätestens nach 7 Tagen gelöscht.
• Transkripte: Voreinstellung 12 Monate.
• Protokolle: Voreinstellung 24 Monate.
• Beim Bot-Anbieter: Aufnahme, Transkript, Chatverlauf sowie Teilnehmer- und Sprechernamen werden gelöscht, sobald Protoki die Aufnahme übernommen hat. Die Sitzungs-Metadaten des Bots — Kennung, Status, Zeitstempel, Dauer, Token-Verbrauch und die Meeting-URL — bleiben beim Anbieter gespeichert; nach seiner Auskunft vom 31.08.2026 unbefristet. Eine Schwärzung der Meeting-URL oder eine Löschung dieser Angaben ist nur auf Anfrage über den Support des Anbieters möglich.

Datenbank-Sicherungen laufen nach spätestens 7 Tagen aus; nach einer Wiederherstellung aus einer Sicherung werden bereits dokumentierte Löschungen erneut ausgeführt.

Sie können einer Aufzeichnung im laufenden Meeting widersprechen — mündlich oder im Meeting-Chat. Der Aufzeichnungs-Bot wird dann entfernt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Diese Rechte richten sich gegen die verantwortliche Organisation. Wenn Sie nicht wissen, wer das ist, schreiben Sie uns: Wir nennen Ihnen die Stelle oder leiten Ihr Anliegen weiter — dafür brauchen Sie kein Konto und kein Formular außer dem oben.

Wir bestätigen den Eingang und antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Werden Ihre Daten aus einer Kalendereinladung erhoben, informiert die verantwortliche Organisation Sie spätestens innerhalb eines Monats, bei erster Kontaktaufnahme früher (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO) — für die rooom AG ist das der Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

• Keine Stimmprofile und keine Wiedererkennung von Stimmen über Meetings hinweg.
• Keine Emotions-, Stimmungs- oder Engagement-Analyse.
• Keine Redeanteils- oder Leistungsauswertung.
• Keine Verwendung Ihrer Inhalte zum Trainieren von KI-Modellen — weder durch uns noch durch unsere Anbieter.
• Kein Chat mit dem Bot; er nimmt keine Eingaben aus dem Meeting entgegen.

Protokolle und Zusammenfassungen werden mit Unterstützung von KI erstellt und sind als solche gekennzeichnet. Das wortgetreue Transkript und die generierte Zusammenfassung bleiben getrennt. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein.