Sie waren in einem Meeting, das mit Protoki mitgeschrieben wurde

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Organisation, die zu dem Termin eingeladen hat — also das Unternehmen, das Protoki einsetzt. Sie entscheidet, ob aufgezeichnet wird, wie lange die Daten gespeichert bleiben und wer sie sieht. An diese Organisation richten Sie Ihre Anliegen zuerst; wir leiten sie auf Wunsch weiter (Abschnitt 8).

Die rooom AG betreibt Protoki im Auftrag dieser Organisation als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO und verfolgt mit Ihren Daten keine eigenen Zwecke. Hat die rooom AG selbst eingeladen, ist sie zugleich Verantwortliche.

rooom AG, Löbstedter Str. 47a, 07749 Jena, Deutschland · info@rooom.com
Datenschutzbeauftragter: Landgraf Datenschutz GmbH, Markt 22, 07743 Jena · dsb@landgraf-datenschutz.de

Protoki tritt Online-Meetings bei (alternativ werden Audio-Dateien hochgeladen), die Aufnahme wird transkribiert und daraus ein KI-gestütztes Protokoll mit Aufgaben erstellt. Zwecke sind:

• Geschäftsdokumentation: Protokolle, Zusammenfassungen und Aufgaben aus Besprechungen.
• Zuordnung von Meetings zu Kundenkontexten anhand der E-Mail-Domain externer Teilnehmender.
• Nur wenn die einladende Organisation die Live-Übersetzung für das Meeting eingeschaltet hat: Live-Untertitel während des Meetings und deren maschinelle Übersetzung in die übrigen Sprachen des Meetings, damit Teilnehmende verschiedener Sprachen einander folgen können. Hat die einladende Organisation zusätzlich „Vorlesen im Kopfhörer“ eingeschaltet, kann sich jede Person, die die Live-Untertitel in Protoki, über den Gast-Link oder in der Protoki-Seitenleiste in Microsoft Teams liest, die Übersetzung in ihrer Sprache mit einer synthetischen Stimme vorlesen lassen.
• Übersetzung fertiger Protokolle in weitere Sprachen — auf Anforderung einer Person, die das Meeting sehen darf, oder automatisch in die für das Meeting angegebenen Sprachen.

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle statt. Es werden keine Redeanteil-Statistiken und keine personenbezogenen Auswertungen über Meetings hinweg erstellt, und es erfolgt keine Emotions- oder Stimmungsanalyse. Es werden keine dauerhaften Stimmprofile gespeichert; Angaben zur Sprechertrennung existieren nur vorübergehend während der Verarbeitung eines Meetings und werden mit der Tonaufnahme gelöscht.

• Tonaufnahme des Meetings (nur vorübergehend, siehe Abschnitt 6).
• Transkript mit Sprecherzuordnung.
• Öffentliche Chat-Nachrichten des Meetings (z. B. geteilte Links), soweit die Plattform sie dem aufzeichnenden Teilnehmer bereitstellt — sie fließen ins Protokoll ein.
• Technische Meeting-Metadaten des Aufnahme-Dienstes (Teilnehmerliste der Plattform, Beginn und Ende der Aufnahme) — Grundlage der Anwesenheitsangaben im Protokoll.
• KI-generiertes Protokoll bzw. Zusammenfassung, einschließlich zugeordneter Aufgaben.
• Teilnehmer-Metadaten: Anzeigename aus der Meeting-Plattform, ggf. E-Mail-Adresse aus der Kalendereinladung, ungefähre Anwesenheitszeit.
• Bei eingeschalteter Live-Übersetzung: die während des Meetings erkannten Sätze mit Zeitpunkt, Anzeigename aus der Meeting-Plattform und erkannter Sprache sowie ihre maschinellen Übersetzungen (Live-Untertitel) — inhaltlich dasselbe wie das Transkript, nur früher und in weiteren Sprachen. Lässt sich eine Person die Übersetzung vorlesen („Vorlesen im Kopfhörer“), entsteht aus dem übersetzten Satz zusätzlich eine synthetische Sprachausgabe — mit einer festen Stimme, nicht mit der Stimme der sprechenden Person.
• Maschinell übersetzte Fassungen des Protokolls, soweit sie angefordert oder automatisch erstellt wurden.

Herkunft (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): aus dem Meeting selbst (Ton, Teilnehmerliste der Plattform), aus der zugehörigen Kalendereinladung der einladenden Organisation und — bei nachträglicher Korrektur der Sprecherzuweisung — aus manuellen Eingaben der Nutzenden. Auf die Aufzeichnung wird vor deren Beginn hingewiesen: durch den Bot-Namen mit dem Zusatz „zeichnet auf“, durch einen Hinweis im Meeting und gegebenenfalls durch eine E-Mail vor dem Termin.

• Externe Teilnehmende: in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Dokumentation geschäftlicher Besprechungen, gestützt auf eine dokumentierte Interessenabwägung. Sie haben ein Widerspruchsrecht (Abschnitt 7).
• Beschäftigte der einladenden Organisation: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, in der Regel ergänzt durch eine interne Nutzungsrichtlinie oder eine Betriebsvereinbarung, die zulässige Meeting-Typen, Zugriffe und Speicherfristen festlegt und eine Leistungskontrolle ausschließt.

Welche Grundlage im konkreten Fall gilt, entscheidet die einladende Organisation als Verantwortliche.

Für den Betrieb von Protoki setzt die rooom AG folgende Dienstleister als Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Verarbeitung und Speicherung finden in der Europäischen Union statt; die Spalte „Konzernsitz“ nennen wir trotzdem, weil einige dieser Anbieter Gesellschaften mit Sitz außerhalb der EU sind.

• Spoke SAS („Meeting BaaS") — Beitritt des Aufzeichnungs-Bots zum Online-Meeting und Tonaufnahme; bei eingeschalteter Live-Übersetzung zusätzlich die Weitergabe an die Echtzeit-Spracherkennung. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.Auf unseren Löschauftrag entfernt der Anbieter Aufnahme, Transkript, Chatverlauf sowie Teilnehmer- und Sprechernamen. Die Sitzungs-Metadaten — Bot-Kennung, Status, Zeitstempel, Dauer und Token-Verbrauch — bleiben dort, und dazu gehört die Meeting-URL. Nach Auskunft des Anbieters vom 31.08.2026 werden diese Zeilen derzeit unbefristet aufbewahrt; eine Löschung oder Schwärzung ist nur auf Anfrage über seinen Support möglich.
• Scaleway SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Rechenzentrum und Speicher, auf denen Meeting BaaS seinen Dienst betreibt. Verarbeitungsort Paris, Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.
• Gladia SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Echtzeit-Spracherkennung im Angebot von Meeting BaaS — nur bei eingeschalteter Live-Übersetzung. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Region eu-west, Konzernsitz Frankreich.Protoki schaltet die Transkription bei Meeting BaaS ab und transkribiert nach dem Meeting selbst. Meeting BaaS hat am 31.08.2026 schriftlich bestätigt, dass bei abgeschalteter Transkription keine Tonspur an Gladia geht. Davon gibt es seit dem 15.10.2026 genau eine Ausnahme: Nur bei Meetings, für die die Live-Übersetzung eingeschaltet ist, geht die Tonspur über Meeting BaaS an Gladia zur Echtzeit-Spracherkennung, in der Region eu-west (Frankreich). Für alle anderen Meetings gilt die Bestätigung weiter, solange die Transkription des Anbieters abgeschaltet bleibt. Für diese Ausnahme ist noch nicht schriftlich bestätigt, ob Gladia Ton und Transkript zum Training nutzt, wie lange es sie aufbewahrt und ob unser Löschauftrag an Meeting BaaS sie dort erreicht; die Auskunft holen wir derzeit ein.
• Mistral AI SAS — Transkription mit Sprechertrennung, Übersetzung des Live-Transkripts, Protokoll- und Aufgabenerstellung sowie Übersetzung fertiger Protokolle. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich.
• Supabase, Inc. — Datenbank und Dateispeicher der Anwendung. Verarbeitungsort Frankfurt am Main, Deutschland (EU), Konzernsitz Vereinigte Staaten.
• Vercel, Inc. — Betrieb und Auslieferung der Webanwendung. Verarbeitungsort EU-Region (Frankfurt am Main), Konzernsitz Vereinigte Staaten.
• Plus Five Five, Inc. („Resend") — Versand der Protokoll- und Systemmails. Verarbeitungsort EU-Region (Irland) für den Versand, Konzernsitz Vereinigte Staaten.
• rooom AG (SovrGPT) — Sprachausgabe der Live-Übersetzung („Vorlesen“); vorgesehen als zweiter Modellanbieter für Protokolle und Aufgaben. Verarbeitungsort Deutschland (EU), Konzernsitz Deutschland.Nur für Meetings mit Live-Übersetzung und nur, wenn das Unternehmen „Vorlesen im Kopfhörer“ eingeschaltet hat. Eine feste synthetische Stimme, keine Nachbildung von Stimmen. Für Protokolle derzeit nicht im Einsatz.

Der Zusatz „eingeschaltet durch“ bedeutet: Dieser Anbieter steht nicht mit uns im Vertrag, sondern mit dem davor genannten Dienstleister (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Wir nennen ihn trotzdem, weil er die Daten sieht.

Darüber hinaus erhalten die Personen der einladenden Organisation Zugriff, denen das Protokoll zusteht. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Bei eingeschalteter Live-Übersetzung zusätzlich: Teilnehmende des Meetings, auch ohne Protoki-Konto, die die Live-Untertitel über den Gast-Link oder die Protoki-Seitenleiste in Microsoft Teams lesen. Der Link wird im Meeting geteilt, in der Regel zu Beginn im Meeting-Chat, und wirkt nur für dieses Meeting. Wer den Link hat, kann mitlesen, ohne zum Meeting zugelassen zu sein — geben Sie ihn deshalb bitte nicht weiter. Richtet die einladende Person es ein, gehen die Live-Untertitel außerdem als gemeinsame Untertitelzeile (CART) an Microsoft Teams, zurück in dasselbe Meeting. Die Echtzeit-Spracherkennung übernimmt Gladia über Meeting BaaS, die Übersetzung Mistral AI. Hat die einladende Organisation „Vorlesen im Kopfhörer“ eingeschaltet, erzeugt rooom AG (SovrGPT, Sitz in Deutschland) die Sprachausgabe; dafür erhält SovrGPT nur den übersetzten Satz als Text, weder Ton noch Anzeigenamen (siehe Liste oben).

• Tonaufnahmen: Löschung nach erfolgreicher Transkription. Die einladende Organisation kann eine befristete Aufbewahrung einstellen — höchstens 12 Monate; danach wird die Aufnahme automatisch gelöscht. Hochgeladene Dateien werden ohne Sprecherzuweisung spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Scheitert die Verarbeitung oder wird keine Sprache erkannt, bleibt die Aufnahme für einen erneuten Versuch höchstens 30 Tage gespeichert (länger nur, wenn die einladende Organisation eine längere Aufbewahrung eingestellt hat, höchstens 12 Monate) und wird danach automatisch gelöscht. Bei Meetings mit Live-Übersetzung gibt es zwei Ausnahmen: Stammt das Transkript aus der Live-Erkennung, bleibt die Aufnahme mindestens 7 Tage erhalten (länger nur, wenn die einladende Organisation eine längere Aufbewahrung eingestellt hat, höchstens 12 Monate), damit das Meeting nachverarbeitet werden kann, falls die Live-Erkennung lückenhaft war. Entsteht gar kein Transkript, weil die nachträgliche Spracherkennung eine der angegebenen Sprachen nicht beherrscht und die Live-Erkennung nichts geliefert hat, bleibt die Aufnahme für die Klärung durch die einladende Organisation gespeichert — die Höchstfrist dafür beträgt 30 Tage (länger nur, wenn die einladende Organisation eine längere Aufbewahrung eingestellt hat, höchstens 12 Monate); danach wird sie automatisch gelöscht.
• Transkripte: Voreinstellung 12 Monate.
• Protokolle: Voreinstellung 24 Monate.
• Beim Bot-Anbieter: Aufnahme, Transkript, Chatverlauf sowie Teilnehmer- und Sprechernamen werden gelöscht, sobald Protoki die Aufnahme übernommen hat. Die Sitzungs-Metadaten des Bots — Kennung, Status, Zeitstempel, Dauer, Token-Verbrauch und die Meeting-URL — bleiben beim Anbieter gespeichert; nach seiner Auskunft vom 31.08.2026 unbefristet. Eine Schwärzung der Meeting-URL oder eine Löschung dieser Angaben ist nur auf Anfrage über den Support des Anbieters möglich. Bei eingeschalteter Live-Übersetzung ist noch nicht schriftlich bestätigt, wie lange Gladia, die Echtzeit-Spracherkennung im Angebot dieses Anbieters, Ton und Transkript aufbewahrt und ob der Löschauftrag sie dort erreicht; die Auskunft holen wir derzeit ein.
• Live-Untertitel und Übersetzungen: Live-Untertitel werden mit dem Transkript gelöscht, spätestens 12 Monate nach dem jeweiligen Satz; übersetzte Protokolle mit dem Protokoll. Der Gast-Link selbst wird nicht gespeichert; er wirkt nur, solange die Live-Übersetzung des Meetings eingeschaltet ist, und höchstens bis zwei Stunden nach dem Ende des Meetings. Die Sprachausgabe von „Vorlesen im Kopfhörer“ legt Protoki weder in der Datenbank noch im Dateispeicher ab: Sie wird nur für Sätze erzeugt, die höchstens 5 Minuten alt sind, liegt nur flüchtig im Arbeitsspeicher des Servers, bis neuere Sätze sie verdrängen oder der Server neu startet. Der Browser der zuhörenden Person darf sie bis zu einer Stunde ohne neue Anfrage wiederverwenden; wie lange er sie danach noch vorhält, bestimmt der Browser. Die an SovrGPT übermittelten Sätze sind die gespeicherten Übersetzungen der Live-Untertitel und werden bei Protoki mit diesen gelöscht. Eine schriftliche Angabe von SovrGPT, wie lange die übermittelten Sätze dort aufbewahrt werden, liegt uns noch nicht vor.

Datenbank-Sicherungen laufen nach spätestens 7 Tagen aus; nach einer Wiederherstellung aus einer Sicherung werden bereits dokumentierte Löschungen erneut ausgeführt.

Sie können einer Aufzeichnung im laufenden Meeting widersprechen — mündlich oder im Meeting-Chat. Der Aufzeichnungs-Bot wird dann entfernt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Diese Rechte richten sich gegen die verantwortliche Organisation. Wenn Sie nicht wissen, wer das ist, schreiben Sie uns: Wir nennen Ihnen die Stelle oder leiten Ihr Anliegen weiter — dafür brauchen Sie kein Konto und kein Formular außer dem oben.

Wir bestätigen den Eingang und antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Werden Ihre Daten aus einer Kalendereinladung erhoben, informiert die verantwortliche Organisation Sie spätestens innerhalb eines Monats, bei erster Kontaktaufnahme früher (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO) — für die rooom AG ist das der Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

• Keine Stimmprofile und keine Wiedererkennung von Stimmen über Meetings hinweg.
• Keine Emotions-, Stimmungs- oder Engagement-Analyse.
• Keine Redeanteils- oder Leistungsauswertung.
• Keine Verwendung Ihrer Inhalte zum Trainieren von KI-Modellen — weder durch uns noch durch unsere Anbieter. Für einen Anbieter können wir das derzeit nicht belegen: Bei eingeschalteter Live-Übersetzung verarbeitet Gladia (Frankreich, EU) den Ton über Meeting BaaS in Echtzeit, und die schriftlichen Zusagen zu Training und Löschung für diesen Weg holen wir gerade ein.
• Kein Chat mit dem Bot; er nimmt keine Eingaben aus dem Meeting entgegen.

Protokolle und Zusammenfassungen werden mit Unterstützung von KI erstellt und sind als solche gekennzeichnet. Das wortgetreue Transkript und die generierte Zusammenfassung bleiben getrennt. Dasselbe gilt für maschinelle Übersetzungen: Live-Untertitel in Übersetzung und übersetzte Protokolle sind in Protoki, über den Gast-Link und in der Teams-Seitenleiste als KI-generiert gekennzeichnet; das Original bleibt erhalten. Die gemeinsame Untertitelzeile in Microsoft Teams (CART) trägt keine eigene Kennzeichnung je Zeile. Die Sprachausgabe von „Vorlesen im Kopfhörer“ ist eine synthetische Stimme; solange „Vorlesen“ eingeschaltet ist, steht daneben „Synthetische Stimme · KI-Übersetzung“. Es wird keine Stimme einer teilnehmenden Person nachgebildet. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein.