Sicherheit & Datenschutz

Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Die jeweils aktuelle, vollständige Liste der eingesetzten Dienstleister steht in den Datenschutzhinweisen.

Was wir bewusst nicht verlangen

• Kein Roboter-Konto mit Passwort. Manche Anbieter lassen sich vom Kunden ein Microsoft-Konto anlegen und dessen Passwort übergeben — und verlangen dafür, Sicherheitsvoreinstellungen und die Selbstbedienungs-Passwortzurücksetzung abzuschalten. Das ist bei uns der Ausnahmefall für Sonderkonstellationen, nicht der Standardweg.
• Kein tenant-weiter Kalenderzugriff. Entweder verbindet jede Person ihren eigenen Kalender selbst, oder der Zugriff wird von Anfang an auf eine von Ihrer IT gepflegte Gruppe begrenzt.
• Kein Mailversand über Ihren Tenant und keine Schreibrechte in Ihrem Verzeichnis.

Transparenz im Meeting

Der Bot ist als Teilnehmer sichtbar, trägt einen Namen, den Sie selbst festlegen, und weist im Meeting-Chat auf die Aufzeichnung hin. Er kann jederzeit entfernt werden. Heimliches Mitschneiden ist kein Feature, das wir bauen — es wäre rechtlich riskant und widerspricht dem Zweck des Produkts.

Sobald das Transkript vorliegt, wird die Audioaufnahme gelöscht — automatisch oder auf Knopfdruck. Was nicht gespeichert ist, kann nicht abfließen.

Microsoft Teams: der Bot in der Lobby

Seit Mitte 2026 erkennt Microsoft Teams externe Notetaker automatisch und stellt sie in die Lobby — sichtbar markiert und erst nach ausdrücklicher Freigabe durch die organisierende Person. Das betrifft alle externen Anbieter gleichermaßen, unabhängig vom Hersteller, und ist in jedem Microsoft-365-Tenant standardmäßig aktiv.

Ihre IT kann das mit einer Besprechungsrichtlinie gezielt für die Personen abschalten, die Protoki nutzen — ohne Eingriff für den restlichen Tenant. Die nötigen Schritte liefern wir als Anleitung mit; sie dauern etwa zwei Minuten.