Allgemeine Geschäftsbedingungen
Fassung vom 8. August 2026 · gültig für Verträge mit der rooom AG
1. Geltungsbereich und Vertragspartner
1.1Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Protoki. Vertragspartner und Anbieter ist die rooom AG, Löbstedter Str. 47a, 07749 Jena („wir"), eingetragen beim Amtsgericht Jena unter HRB 512595. Sie gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.
1.2Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.
2. Leistungsgegenstand
2.1Protoki ist eine über das Internet bereitgestellte Software (Software as a Service). Sie tritt Online-Meetings des Kunden bei, erstellt Transkripte mit Sprecherzuordnung und daraus Protokolle sowie Aufgabenvorschläge, und stellt diese in der Anwendung sowie per E-Mail bereit.
2.2Die Ergebnisse werden mit Verfahren der künstlichen Intelligenz erzeugt. Sie können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde prüft die Ergebnisse eigenverantwortlich, bevor er sie verwendet; sie sind insbesondere keine rechtsverbindliche Dokumentation.
2.3Wir entwickeln die Software laufend weiter. Funktionen können ergänzt, verändert oder ersetzt werden, soweit der vertraglich geschuldete Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird.
3. Nutzungsrechte, Lizenzen und Abrechnungseinheit
3.1Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht, die Software im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
3.2Abgerechnet wird je aktiver Lizenz. Eine Lizenz benötigt jede Person, die Meetings in Protoki einbringt — insbesondere durch Verbinden eines Kalenders oder durch Starten einer Aufzeichnung. Personen, die Protokolle ausschließlich lesen, durchsuchen oder daraus Aufgaben erhalten, benötigen keine Lizenz.
3.3Dem Kundenkonto ist genau ein Paket zugeordnet. Mehrere Pakete können innerhalb eines Kundenkontos nicht nebeneinander bestehen. Ein Wechsel des Pakets erfasst sämtliche Lizenzen des Kontos und wirkt einheitlich für alle Nutzer.
3.4Zu jeder Lizenz gehört ein monatliches Kontingent an Aufzeichnungsstunden. Das Kontingent gilt je Lizenz; es wird weder zwischen Lizenzen noch organisationsweit zusammengelegt. Nicht genutzte Stunden verfallen mit Ablauf des jeweiligen Abrechnungsmonats.
3.5Sind an einem aufgezeichneten Termin mehrere Personen des Kunden beteiligt, werden die Stunden genau einer Lizenz zugerechnet: der Lizenz der einladenden Person. Hat diese keine Lizenz oder ist ihr Kontingent für den laufenden Abrechnungsmonat bereits ausgeschöpft — etwa bei Terminen, zu denen von außerhalb eingeladen wurde —, werden die Stunden der Lizenz mit dem höchsten verbleibenden Kontingent zugerechnet. Eine mehrfache Zurechnung desselben Termins findet nicht statt.
3.6Zusätzlich erworbene Stunden werden dem Kundenkonto gutgeschrieben, stehen allen Lizenzen des Kontos zur Verfügung und verfallen während der Vertragslaufzeit nicht. Ist das Kontingent einer Lizenz ausgeschöpft, wird eine laufende Aufzeichnung nicht abgebrochen; die darüber hinausgehenden Stunden werden zum vereinbarten Satz abgerechnet. Kontingent und Satz ergeben sich aus der Preisübersicht unter protoki.com/pricing in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung.
3.7Die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte sowie die Nutzung für Dritte außerhalb der eigenen Organisation ist nicht gestattet.
4. Pflichten des Kunden, Einwilligung der Teilnehmenden
4.1Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnung und Verarbeitung der jeweiligen Meetings rechtlich zulässig ist. Das umfasst insbesondere die erforderliche Information und, soweit erforderlich, Einwilligung der Teilnehmenden, die Beachtung des Rechts am eigenen Wort und die Beteiligung der zuständigen Arbeitnehmervertretung.
4.2Protoki weist im Meeting sichtbar auf die eigene Anwesenheit hin. Diese Funktion darf nicht umgangen werden; sie ersetzt jedoch keine rechtlich erforderliche Einwilligung.
4.3Der Kunde stellt sicher, dass er über die erforderlichen Rechte an den eingebrachten Inhalten verfügt, und lädt keine Inhalte hoch, deren Verarbeitung gegen Rechte Dritter oder gegen Gesetze verstößt.
5. Vergütung und Zahlung
5.1Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer.
5.2Die Abrechnung erfolgt im Voraus für die vereinbarte Abrechnungsperiode. Zusätzliche Stunden nach Ziffer 3 werden nachträglich abgerechnet.
5.3Die Zahlung erfolgt auf Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen ab Rechnungsdatum; auf Wunsch stellen wir auf Zahlung per Karte oder Lastschrift über einen Zahlungsdienstleister um, den wir vor der ersten Zahlung benennen. Bei Zahlungsverzug können wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung und angemessener Frist vorübergehend sperren.
6. Laufzeit und Kündigung
6.1Der Vertrag läuft über die bei Vertragsschluss gewählte Laufzeit — wahlweise einen Monat oder zwölf Monate — und verlängert sich jeweils um dieselbe Dauer, wenn er nicht vor Ablauf gekündigt wird. Die Kündigungsfrist beträgt bei monatlicher Laufzeit sieben Tage und bei jährlicher Laufzeit einen Monat, jeweils zum Ende der laufenden Laufzeit.
6.2Die Kündigung bedarf der Textform; sie kann auch über die Anwendung erklärt werden.
6.3Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
6.4Nach Vertragsende stellen wir die Inhalte des Kunden für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Export bereit; danach werden sie gelöscht. Der Export ist in jedem Paket über die Anwendung möglich, in Paketen mit Schnittstellen-Zugang zusätzlich über die Programmierschnittstelle.
7. Verfügbarkeit und Störungen
7.1Wir betreiben die Software mit der Sorgfalt eines ordentlichen Anbieters und richten sie auf eine Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel aus. Eine darüber hinausgehende Verfügbarkeit wird nicht geschuldet; eine Vereinbarung über Dienstgüte mit Vertragsstrafen besteht nicht und wird gesondert vereinbart, wenn sie gewünscht ist.
7.2Nicht als Ausfallzeit gelten angekündigte Wartungsfenster. Wartungsarbeiten kündigen wir mindestens 24 Stunden vorher an und legen sie nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten; unaufschiebbare Sicherheitsmaßnahmen dürfen wir jederzeit durchführen.
7.3Nicht in unserem Verantwortungsbereich liegen Störungen, die aus Diensten Dritter folgen — insbesondere aus Änderungen der Meeting-Plattformen (etwa Zutrittsbeschränkungen für externe Teilnehmer) oder aus Einstellungen im Verantwortungsbereich des Kunden oder seiner Gesprächspartner.
8. Datenschutz
8.1Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der als eigenes Dokument geschlossen wird und diesen Bedingungen vorgeht, soweit er abweichende Regelungen enthält.
8.2Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter weisen wir in den Datenschutzhinweisen aus.
8.3Audioaufnahmen werden nach erfolgreicher Transkription gelöscht, sofern der Kunde keine abweichende Aufbewahrung konfiguriert hat.
9. Rechte an Inhalten und Nutzung zur Modellverbesserung
9.1Die vom Kunden eingebrachten Inhalte sowie die daraus erzeugten Transkripte und Protokolle verbleiben beim Kunden. Wir erhalten daran nur die Rechte, die zur Erbringung der Leistung erforderlich sind.
9.2Inhalte des Kunden werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von unseren Anbietern. Diese Zusage gilt wortgleich in den Datenschutzhinweisen und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
9.3Wir behalten uns keine Nutzung der Inhalte für eigene Geschäftszwecke vor — auch nicht in aggregierter oder anonymisierter Form.
10. Haftung
10.1Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
10.2Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
10.3Die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist der Höhe nach auf die Vergütung begrenzt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis für die Nutzung gezahlt hat. Eine weitergehende Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.
10.4Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss bereits vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.
10.5Für den Verlust von Daten haften wir nur in dem Umfang, in dem er auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre. Diese Begrenzung gilt nicht, soweit wir eine Sicherung ausdrücklich als Leistung übernommen haben.
10.6Protokolle, Zusammenfassungen und Aufgabenvorschläge werden mit Verfahren der künstlichen Intelligenz erzeugt und können unrichtig oder unvollständig sein. Für Schäden aus einer ungeprüften Verwendung dieser Ergebnisse haften wir nicht; die Prüfpflicht nach Ziffer 2 bleibt beim Kunden.
10.7Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen. Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist damit nicht verbunden.
11. Änderungen dieser Bedingungen
11.1Änderungen dieser Bedingungen teilen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und stellen die geänderten Stellen dabei gegenüber.
11.2Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zum Änderungszeitpunkt kündigen. Auf dieses Recht weisen wir in der Mitteilung hin. Kündigt er nicht und nutzt die Leistung nach dem Änderungszeitpunkt weiter, gelten die geänderten Bedingungen ab diesem Zeitpunkt; ein Schweigen allein werten wir nicht als Zustimmung.
11.3Änderungen, die den vereinbarten Leistungsumfang wesentlich einschränken oder die Vergütung erhöhen, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden.
12. Schlussbestimmungen
12.1Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Jena, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
12.2Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise für Website und Kundenkonto sowie die Produkt-Datenschutzinformation. Für Teilnehmende ohne Vertrag mit uns gibt es die Teilnehmerinformation.
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird als eigenes Dokument geschlossen und geht diesen Bedingungen vor, soweit er abweichende Regelungen enthält. Sie erhalten ihn über die Kontaktseite.