Beispiel mit erfundenen Daten
Ein Meeting, Zeile für Zeile.
42 Minuten Abstimmung mit einem Kunden. Was Protoki daraus macht — vom Gesprochenen über das Protokoll bis zu den Aufgaben, und ausdrücklich auch: was es nicht auf die Aufgabenliste setzt.
Zur Einordnung: Die Firma „Nordwind Logistik GmbH" und alle Personen auf dieser Seite sind erfunden. Aufbau, Abschnitte und Formulierungen entsprechen dem, was das Produkt tatsächlich erzeugt — die Inhalte nicht einem echten Termin.
Das Gespräch
Der Bot sitzt als sichtbarer Teilnehmer im Termin und sagt sich im Chat an. Aufgezeichnet wird, wer wann was gesagt hat — Sprechererkennung für Deutsch und Englisch. Ein Ausschnitt aus Minute 12:
- 11:58Miriam Kellnerextern
Die Schnittstelle zum Lagersystem steht bei uns noch nicht. Das wird bis zum geplanten Termin nichts.
- 12:15Tobias Reuter
Dann verschieben wir den Rollout lieber, als dass wir ihn halb starten.
- 12:34Anja Petersen
Einverstanden. Wir setzen den 4. November, und ich sage dem Standort Bescheid.
- 13:02Miriam Kellnerextern
Die Testumgebung stelle ich Ihnen bis Freitag hin, das schaffen wir.
Beispieldarstellung. Vier Beiträge aus 42 Minuten. Zeitmarken und Sprechernamen stehen später auch im Protokoll — jede Aussage bleibt auffindbar.
Die Vorlage bestimmt die Form
Ein Protokoll ist nicht für jeden Termin dasselbe. Protoki bringt Vorlagen für Kundengespräch, internes Team-Meeting und Projekt-/Partnermeeting mit; eigene legen Sie selbst an — Abschnitt für Abschnitt, in eigenen Worten. Dieses Beispiel benutzt die Vorlage für externe Projekttermine:
- 01TL;DR2–3 Sätze Gesamteinordnung.
- 02Besprochene ThemenChronologisch, mit Zeitmarken.
- 03Entscheidungen & VereinbarungenNur echte Entscheidungen, je mit Zeitmarke.
- 04Zusagen von uns / Zusagen der GegenseiteZweigeteilt, je mit zuständiger Person und Datum.
- 05Risiken & offene PunkteUnklarheiten und Offenes fürs nächste Mal.
Das Protokoll
Wenige Minuten nach dem Termin liegt es im Postfach und in der App. Oben der Kopf mit allem, was zur Nachvollziehbarkeit gehört: Zeit, Quelle, Teilnehmende getrennt nach anwesend und nur eingeladen — und der Hinweis, dass ein Sprachmodell mitgeschrieben hat.
42 MinQuartalsabstimmung Rollout Standort Bremen
- Zeit:
- 14. Okt. 2026, 10:00–10:42 Uhr
- Quelle:
- Teilnehmer (anwesend):
- Anja Petersen (intern) · Tobias Reuter (intern) · Miriam Kellner (extern)
- Eingeladen — nicht teilgenommen:
- Lars Grimm (extern)
TL;DR
Der Rollout in Bremen startet am 4. November, zwei Wochen später als geplant. Grund ist die fehlende Schnittstelle zum Lagersystem. Nordwind stellt bis Freitag eine Testumgebung bereit; das Budget bleibt unverändert.
Entscheidungen
- Rollout-Termin auf den 4. November verschoben. [12:34]
- Die Schnittstelle wird zunächst nur lesend angebunden. [24:07]
Aufgaben
- Testumgebung für die Lagerschnittstelle bereitstellenMiriam Kellner · bis 17.10.
- Rollout-Plan auf den neuen Termin anpassen und verteilenTobias Reuter · bis 20.10.
- Schulungstermine mit dem Standort Bremen abstimmenAnja Petersen · bis 24.10.
Hinweis: KI-generiert am 14. Okt. 2026 — bitte prüfen
Beispieldarstellung. Der Kopf ist derselbe, den jedes Protokoll trägt. Die Zeitmarken hinter den Entscheidungen führen zurück in das Transkript.
Was nicht auf der Liste landet
Das ist die Stelle, an der sich Notetaker unterscheiden. Wer jeden Satz mit „ich müsste mal" zur Aufgabe macht, produziert eine Liste, die niemand abarbeitet. Protoki geht die gefundenen Aufgaben deshalb ein zweites Mal durch und fragt bei jeder: Ist die im Gespräch schon erledigt worden? Wurde sie verworfen? Steht sie doppelt?
Aussortiert wird mit Begründung und Belegstelle — nichts verschwindet stillschweigend.
übernommen
- Testumgebung für die Lagerschnittstelle bereitstellenMiriam Kellner · bis 17.10.
- Rollout-Plan auf den neuen Termin anpassenTobias Reuter · bis 20.10.
aussortiert
Angebot an den Standort Bremen schicken
im Meeting erledigt — „Das habe ich heute früh schon rausgeschickt." [08:12]
Zweiten Dienstleister für die Schnittstelle anfragen
verworfen — Im Gespräch ausdrücklich verworfen: „Das machen wir nicht." [19:45]
Rollout-Plan aktualisieren
Dublette — Inhaltsgleich mit einer bereits übernommenen Aufgabe.
Beispieldarstellung. Links, was übrig bleibt. Rechts, was mit Begründung wegfällt. Sie können jede Entscheidung nachlesen und von Hand umdrehen.
Und dann geht es raus
Alle internen Teilnehmenden bekommen das Protokoll per Mail — auch die, die keine Lizenz haben. Wer keine Mail möchte, schaltet sie in den Einstellungen ab und liest in der App.
Protoki
Quartalsabstimmung Rollout Standort Bremen
14. Okt. 2026, 10:00–10:42 Uhr
TL;DR
Der Rollout in Bremen startet am 4. November, zwei Wochen später als geplant. Grund ist die fehlende Schnittstelle zum Lagersystem. Nordwind stellt bis Freitag eine Testumgebung bereit; das Budget bleibt unverändert.
Offene Action-Items
- Testumgebung für die Lagerschnittstelle bereitstellen (Miriam Kellner, bis 17.10.2026)
- Rollout-Plan auf den neuen Termin anpassen und verteilen (Tobias Reuter, bis 20.10.2026)
- Schulungstermine mit dem Standort Bremen abstimmen (Anja Petersen, bis 24.10.2026)
Protokoll ansehen
Dieses Protokoll wurde KI-generiert — bitte prüfen. Diese E-Mail wurde automatisch von Protoki versendet.
Beispieldarstellung. Versand über einen europäischen Maildienst. Die Aufnahme selbst wird nach dem Transkript gelöscht — automatisch oder auf Knopfdruck.
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