Verarbeitung von Meetinginhalten

Für Tonaufnahme, Transkript, Protokoll und Teilnehmerdaten ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die rooom AG verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO, ausschließlich nach Ihren Weisungen und ohne eigene Zwecke.

Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der als eigenes Dokument geschlossen wird und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgeht, soweit er abweichende Regelungen enthält. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind fester Anhang dieses Vertrags und nicht einseitig durch uns änderbar.

Es entsteht eine Tonaufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes. Das ist kein Nebeneffekt, sondern der Kern der Leistung — und § 201 StGB schützt genau dieses Wort. Eine Aufzeichnung darf nur mit Kenntnis aller Teilnehmenden erfolgen. Unser Bot weist beim Beitritt sichtbar darauf hin; dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

Zur Verarbeitung müssen die Inhalte im Klartext vorliegen: Wer transkribiert und zusammenfasst, kann das nicht auf verschlüsselten Daten tun. Wir verschlüsseln Transport und Speicherung. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist bei einem Transkriptionsdienst technisch nicht möglich, und wir behaupten sie nicht.

Die Sprechertrennung erzeugt generische Bezeichner („Sprecher 1“, „Sprecher 2“). Die Zuordnung zu Namen erfolgt über die Meeting-Metadaten oder manuell durch Sie. Es entstehen keine Stimmprofile und keine meetingübergreifende Wiedererkennung von Stimmen. Damit findet keine Verarbeitung zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person im Sinne des Art. 4 Nr. 14 DSGVO statt — Art. 9 DSGVO wird durch die Technik nicht ausgelöst.

In einem Gespräch können Gesundheitsangaben, Angaben zu Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit fallen, ohne dass jemand das beabsichtigt. Das lässt sich nicht technisch ausschließen, und wir behaupten das Gegenteil nicht. Unsere Gegenmaßnahmen: kurze Aufbewahrung der Tonaufnahme, enge Zweckbindung, Beschränkung der Zugriffe und die Möglichkeit, einzelne Passagen zu löschen.

Für die Verarbeitung solcher Angaben benötigen Sie als Verantwortlicher eine eigene Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Diese Prüfung können wir Ihnen nicht abnehmen.

Der Bot trägt einen Namen mit dem Zusatz „zeichnet auf“ und weist beim Beitritt auf die Aufzeichnung hin. Teilnehmende können im Meeting widersprechen — mündlich oder im Chat; der Bot wird dann entfernt. Nachträglicher Widerspruch ist über die Teilnehmerinformation möglich, auch ohne Konto bei uns.

Auch wenn mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen eingeladen sind, tritt genau ein Bot bei. Das Protokoll wird anschließend verteilt. Eine Verarbeitung statt mehrerer paralleler Mitschnitte desselben Gesprächs ist Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und nicht nur eine Kostenfrage.

Transkription und Protokollerstellung laufen über europäische Modellanbieter. Welcher Anbieter welchen Schritt übernimmt, steht in der Tabelle in Abschnitt 2. Generierte Protokolle sind als KI-erzeugt gekennzeichnet; das wortgetreue Transkript und die generierte Zusammenfassung bleiben im Produkt getrennt sichtbar. Ergebnisse können fehlerhaft sein und ersetzen keine eigene Prüfung.

Ihre Inhalte werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von unseren Anbietern. Diese Zusage steht wortgleich in den Datenschutzhinweisen, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir behalten uns auch keine Nutzung Ihrer Inhalte für eigene Geschäftszwecke vor — auch nicht in aggregierter oder anonymisierter Form.

Protoki analysiert keine Stimmungen, Emotionen oder das Gesprächsklima und erstellt keine Redeanteils- oder Leistungsauswertungen. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. f KI-VO verboten; unser Verzicht geht darüber hinaus und umfasst auch zulässige, aber unerwünschte Auswertungen.

Mit dem Bot lässt sich nicht chatten. Er nimmt keine Eingaben aus dem Meeting entgegen. Jede Interaktionsfläche wäre ein zusätzlicher Weg, auf dem Inhalte in das System gelangen und es wieder verlassen.

Zugriff auf Inhalte besteht nur, soweit er für Betrieb und Fehlersuche erforderlich ist, und nur für die dafür benannten Personen. Ein darüber hinausgehender Zugriff im Supportfall erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Einzelfall. Diese Regel steht auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung — nicht nur hier.

Sie können:

• Lizenzen zuweisen und entziehen
• Aufbewahrungsfristen für Transkripte, Protokolle und Ton einstellen
• interne Domains, Kundenzuordnung und Vorlagen verwalten
• Verwaltungsdaten wie Status, Fehlercodes und Zähler einsehen

Sie können nicht:

• ohne Kenntnis der Teilnehmenden aufzeichnen — der Hinweis ist nicht abschaltbar
• fremde Protokoll- oder Transkriptinhalte im Verwaltungsbereich einsehen; dort stehen nur Metadaten
• den Widerspruch einer teilnehmenden Person übergehen

Schlägt die Transkription fehl, wird die Tonaufnahme nicht gelöscht, sondern für einen erneuten Versuch vorgehalten und anschließend nach derselben Regel behandelt. Zu Sicherungskopien machen wir bewusst noch keine Zusage: Der Sicherungszyklus und die Frist, innerhalb derer eine Löschung auch dort greift, stehen technisch noch nicht abschließend fest. Eine Zusage, die wir nicht nachweisen können, wäre im Audit weniger wert als diese Auskunft.

Protoki fordert nur die Berechtigungen an, die es tatsächlich braucht, und begründet sie einzeln. Ausdrücklich nicht angefordert werden: ein tenantweites Recht zum Versand von E-Mails, ein tenantweiter Kalenderzugriff und eine Änderung Ihrer globalen Teams-Besprechungsrichtlinie. Der Zugriff des Dienstkontos lässt sich auf eine von Ihnen benannte Benutzergruppe beschränken; in unserem eigenen Betrieb ist er das.

Ein System, das Gesprächsbeiträge namentlich zuordnet, ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen. Für die Einführung genügt diese objektive Eignung — eine entsprechende Absicht ist nicht erforderlich. Die Einführung ist deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; ergänzend gelten § 90 Abs. 1 Nr. 3 und § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG.

Wir sagen das ausdrücklich, statt es zu umgehen. Als Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten kommt Art. 6 DSGVO unmittelbar oder eine Betriebsvereinbarung nach § 26 Abs. 4 BDSG in Betracht — nicht § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, den der Europäische Gerichtshof als eigenständige Grundlage verworfen hat. Eine Systembeschreibung nach § 90 BetrVG stellen wir bereit; sie beschreibt Funktionen, Datenarten, Berechtigungen, Verarbeitungsorte und Löschfristen und benennt, was das System technisch nicht kann. Eine Auswertung zur Leistungsbewertung findet nicht statt.

Wir unterstützen Sie bei Betroffenenanfragen, bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO und mit den technischen Angaben, die Sie für eine Datenschutz-Folgenabschätzung benötigen. Von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unterrichten wir Sie unverzüglich, damit Sie Ihre 72-Stunden-Frist aus Art. 33 DSGVO einhalten können.

• Spoke SAS („Meeting BaaS") — Beitritt des Aufzeichnungs-Bots zum Online-Meeting und Tonaufnahme. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Meeting-URL, Bot-Name, Tonspur, Teilnehmerliste und Chatnachrichten der Plattform.Auf unseren Löschauftrag entfernt der Anbieter Aufnahme, Transkript, Chatverlauf sowie Teilnehmer- und Sprechernamen. Die Sitzungs-Metadaten — Bot-Kennung, Status, Zeitstempel, Dauer und Token-Verbrauch — bleiben dort, und dazu gehört die Meeting-URL. Nach Auskunft des Anbieters vom 31.08.2026 werden diese Zeilen derzeit unbefristet aufbewahrt; eine Löschung oder Schwärzung ist nur auf Anfrage über seinen Support möglich.
• Scaleway SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Rechenzentrum und Speicher, auf denen Meeting BaaS seinen Dienst betreibt. Verarbeitungsort Paris, Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Alles, was bei Meeting BaaS anfällt: Tonaufnahme, Sitzungsdaten des Bots, Meeting-URL.
• Gladia SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Spracherkennung im Angebot von Meeting BaaS. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Tonspur — sofern die Transkription des Bot-Anbieters genutzt wird.Protoki schaltet die Transkription bei Meeting BaaS ab und transkribiert selbst. Meeting BaaS hat am 31.08.2026 schriftlich bestätigt, dass bei abgeschalteter Transkription keine Tonspur an Gladia geht. Diese Bestätigung gilt bedingt — nur, solange die Transkription des Anbieters abgeschaltet bleibt; für eine Echtzeit-Transkription im Datenstrom wäre Gladia beim Anbieter voreingestellt. Wir führen Gladia deshalb weiter als Empfänger auf, damit die Bedingung sichtbar bleibt.
• Mistral AI SAS — Transkription mit Sprechertrennung sowie Protokoll- und Aufgabenerstellung. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Tonspur, Transkript, Teilnehmernamen aus den Meeting-Metadaten.
• Supabase, Inc. — Datenbank und Dateispeicher der Anwendung. Verarbeitungsort Frankfurt am Main, Deutschland (EU), Konzernsitz Vereinigte Staaten. Erhält: Konto- und Meeting-Daten, Transkripte, Protokolle, vorübergehend Tonaufnahmen.
• Vercel, Inc. — Betrieb und Auslieferung der Webanwendung. Verarbeitungsort EU-Region (Frankfurt am Main), Konzernsitz Vereinigte Staaten. Erhält: Verbindungsdaten der Aufrufe, Inhalte im Durchlauf der Anfrageverarbeitung.
• Plus Five Five, Inc. („Resend") — Versand der Protokoll- und Systemmails. Verarbeitungsort EU-Region (Irland) für den Versand, Konzernsitz Vereinigte Staaten. Erhält: Empfängeradresse, Meeting-Titel, Kurzfassung und offene Aufgaben aus dem Protokoll.

Anbieter mit dem Zusatz „eingeschaltet durch“ sind weitere Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO: Sie stehen nicht mit uns, sondern mit dem genannten Dienstleister im Vertrag. Über Änderungen dieser Liste informieren wir vorab; Widerspruchsrecht und Fristen regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, das Löschkonzept, die Vorlage für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung sowie die Systembeschreibung nach § 90 BetrVG erhalten Sie auf Anfrage über info@rooom.com. Wir arbeiten daran, sie ohne Anfrage zum Download bereitzustellen.