Verarbeitung von Meetinginhalten

Für Tonaufnahme, Transkript, Protokoll und Teilnehmerdaten ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die rooom AG verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO, ausschließlich nach Ihren Weisungen und ohne eigene Zwecke.

Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der als eigenes Dokument geschlossen wird und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgeht, soweit er abweichende Regelungen enthält. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind fester Anhang dieses Vertrags und nicht einseitig durch uns änderbar.

Zusätzliche Schritte, je nach Einstellung

Diese Schritte laufen nur, wenn sie für ein Meeting eingeschaltet oder angefordert sind. Die Live-Übersetzung schaltet die Person ein, der das Meeting gehört, oder die Verwaltung Ihres Unternehmens als Standard für neue Meetings, denen der Bot beitritt.

Es entsteht eine Tonaufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes. Das ist kein Nebeneffekt, sondern der Kern der Leistung — und § 201 StGB schützt genau dieses Wort. Eine Aufzeichnung darf nur mit Kenntnis aller Teilnehmenden erfolgen. Unser Bot weist beim Beitritt sichtbar darauf hin; dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

Zur Verarbeitung müssen die Inhalte im Klartext vorliegen: Wer transkribiert und zusammenfasst, kann das nicht auf verschlüsselten Daten tun. Wir verschlüsseln Transport und Speicherung. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist bei einem Transkriptionsdienst technisch nicht möglich, und wir behaupten sie nicht.

Die Sprechertrennung erzeugt generische Bezeichner („Sprecher 1“, „Sprecher 2“). Die Zuordnung zu Namen erfolgt über die Meeting-Metadaten oder manuell durch Sie. Es entstehen keine Stimmprofile und keine meetingübergreifende Wiedererkennung von Stimmen. Damit findet keine Verarbeitung zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person im Sinne des Art. 4 Nr. 14 DSGVO statt — Art. 9 DSGVO wird durch die Technik nicht ausgelöst.

In einem Gespräch können Gesundheitsangaben, Angaben zu Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit fallen, ohne dass jemand das beabsichtigt. Das lässt sich nicht technisch ausschließen, und wir behaupten das Gegenteil nicht. Unsere Gegenmaßnahmen: kurze Aufbewahrung der Tonaufnahme, enge Zweckbindung, Beschränkung der Zugriffe und die Möglichkeit, einzelne Passagen zu löschen.

Für die Verarbeitung solcher Angaben benötigen Sie als Verantwortlicher eine eigene Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Diese Prüfung können wir Ihnen nicht abnehmen.

Der Bot trägt einen Namen mit dem Zusatz „zeichnet auf“ und weist beim Beitritt auf die Aufzeichnung hin. Teilnehmende können im Meeting widersprechen — mündlich oder im Chat; der Bot wird dann entfernt. Nachträglicher Widerspruch ist über die Teilnehmerinformation möglich, auch ohne Konto bei uns.

Auch wenn mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen eingeladen sind, tritt genau ein Bot bei. Das Protokoll wird anschließend verteilt. Eine Verarbeitung statt mehrerer paralleler Mitschnitte desselben Gesprächs ist Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und nicht nur eine Kostenfrage.

Transkription und Protokollerstellung laufen über europäische Modellanbieter. Welcher Anbieter welchen Schritt übernimmt, steht in der Tabelle in Abschnitt 2. Generierte Protokolle sind als KI-erzeugt gekennzeichnet; das wortgetreue Transkript und die generierte Zusammenfassung bleiben im Produkt getrennt sichtbar. Ergebnisse können fehlerhaft sein und ersetzen keine eigene Prüfung.

Bei eingeschalteter Live-Übersetzung kommen eine Echtzeit-Spracherkennung und eine maschinelle Übersetzung hinzu (Zusatzschritte A und B in Abschnitt 2); fertige Protokolle lassen sich außerdem maschinell übersetzen (Zusatzschritt D). Live-Untertitel und übersetzte Protokolle sind in Protoki, über den Gast-Link und in der Teams-Seitenleiste als KI-generiert gekennzeichnet; das Original bleibt gespeichert und abrufbar. Die gemeinsame Untertitelzeile in Teams (Zusatzschritt C) trägt keine Kennzeichnung je Zeile. Beim „Vorlesen im Kopfhörer“ (Zusatzschritt E) spricht eine feste synthetische Stimme; solange „Vorlesen“ eingeschaltet ist, steht daneben „Synthetische Stimme · KI-Übersetzung“, und keine Stimme einer teilnehmenden Person wird nachgebildet. Die Live-Übersetzung ist kein Dolmetschen und ersetzt keine eigene Prüfung.

Ihre Inhalte werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von unseren Anbietern. Diese Zusage steht wortgleich in den Datenschutzhinweisen, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für einen Anbieter können wir das derzeit nicht belegen: Bei eingeschalteter Live-Übersetzung verarbeitet Gladia (Frankreich, EU) den Ton über Meeting BaaS in Echtzeit, und die schriftlichen Zusagen zu Training und Löschung für diesen Weg holen wir gerade ein. Wir behalten uns auch keine Nutzung Ihrer Inhalte für eigene Geschäftszwecke vor — auch nicht in aggregierter oder anonymisierter Form.

Protoki analysiert keine Stimmungen, Emotionen oder das Gesprächsklima und erstellt keine Redeanteils- oder Leistungsauswertungen. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. f KI-VO verboten; unser Verzicht geht darüber hinaus und umfasst auch zulässige, aber unerwünschte Auswertungen.

Mit dem Bot lässt sich nicht chatten. Er nimmt keine Eingaben aus dem Meeting entgegen. Jede Interaktionsfläche wäre ein zusätzlicher Weg, auf dem Inhalte in das System gelangen und es wieder verlassen.

Zugriff auf Inhalte besteht nur, soweit er für Betrieb und Fehlersuche erforderlich ist, und nur für die dafür benannten Personen. Ein darüber hinausgehender Zugriff im Supportfall erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Einzelfall. Diese Regel steht auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung — nicht nur hier.

Sie können:

• Lizenzen zuweisen und entziehen
• Aufbewahrungsfristen für Transkripte, Protokolle und Ton einstellen
• interne Domains, Kundenzuordnung und Vorlagen verwalten
• Verwaltungsdaten wie Status, Fehlercodes und Zähler einsehen
• die Live-Übersetzung als Standard für neue Meetings einschalten, denen der Bot beitritt (per Link oder aus dem Kalender). Der Standard wird beim Anlegen eines Meetings übernommen; Ein- und Ausschalten wirkt nicht rückwirkend auf bereits angelegte Termine und nie auf hochgeladene Dateien

Sie können nicht:

• ohne Kenntnis der Teilnehmenden aufzeichnen — der Hinweis ist nicht abschaltbar
• fremde Protokoll- oder Transkriptinhalte im Verwaltungsbereich einsehen; dort stehen nur Metadaten
• den Widerspruch einer teilnehmenden Person übergehen

Schlägt die Verarbeitung fehl oder wird in der Aufnahme keine Sprache erkannt, wird die Tonaufnahme nicht sofort gelöscht, sondern für einen erneuten Versuch vorgehalten — höchstens 30 Tage (länger nur, wenn der Kunde eine längere Aufbewahrung eingestellt hat, höchstens 12 Monate). Gelingt ein erneuter Versuch, gilt danach dieselbe Regel; sonst wird sie nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht. Zwei Fälle betreffen nur Meetings mit Live-Übersetzung: Stammt das Transkript aus der Live-Erkennung, bleibt die Tonaufnahme mindestens 7 Tage erhalten (länger nur, wenn der Kunde eine längere Aufbewahrung eingestellt hat, höchstens 12 Monate), damit das Meeting nachverarbeitet werden kann, falls die Live-Erkennung lückenhaft war, und wird danach gelöscht. Entsteht gar kein Transkript, weil die nachträgliche Spracherkennung eine der angegebenen Sprachen nicht beherrscht und die Live-Erkennung nichts geliefert hat, bleibt die Tonaufnahme für die Klärung gespeichert; die Höchstfrist dafür beträgt 30 Tage (länger nur, wenn der Kunde eine längere Aufbewahrung eingestellt hat, höchstens 12 Monate), danach wird sie automatisch gelöscht. Zu Sicherungskopien machen wir bewusst noch keine Zusage: Der Sicherungszyklus und die Frist, innerhalb derer eine Löschung auch dort greift, stehen technisch noch nicht abschließend fest. Eine Zusage, die wir nicht nachweisen können, wäre im Audit weniger wert als diese Auskunft.

Protoki fordert nur die Berechtigungen an, die es tatsächlich braucht, und begründet sie einzeln. Ausdrücklich nicht angefordert werden: ein tenantweites Recht zum Versand von E-Mails, ein tenantweiter Kalenderzugriff und eine Änderung Ihrer globalen Teams-Besprechungsrichtlinie. Der Zugriff des Dienstkontos lässt sich auf eine von Ihnen benannte Benutzergruppe beschränken; in unserem eigenen Betrieb ist er das.

Ein System, das Gesprächsbeiträge namentlich zuordnet, ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen. Für die Einführung genügt diese objektive Eignung — eine entsprechende Absicht ist nicht erforderlich. Die Einführung ist deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; ergänzend gelten § 90 Abs. 1 Nr. 3 und § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG.

Wir sagen das ausdrücklich, statt es zu umgehen. Als Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten kommt Art. 6 DSGVO unmittelbar oder eine Betriebsvereinbarung nach § 26 Abs. 4 BDSG in Betracht — nicht § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, den der Europäische Gerichtshof als eigenständige Grundlage verworfen hat. Eine Systembeschreibung nach § 90 BetrVG stellen wir bereit; sie beschreibt Funktionen, Datenarten, Berechtigungen, Verarbeitungsorte und Löschfristen und benennt, was das System technisch nicht kann. Eine Auswertung zur Leistungsbewertung findet nicht statt.

Wir unterstützen Sie bei Betroffenenanfragen, bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO und mit den technischen Angaben, die Sie für eine Datenschutz-Folgenabschätzung benötigen. Von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unterrichten wir Sie unverzüglich, damit Sie Ihre 72-Stunden-Frist aus Art. 33 DSGVO einhalten können.

• Spoke SAS („Meeting BaaS") — Beitritt des Aufzeichnungs-Bots zum Online-Meeting und Tonaufnahme; bei eingeschalteter Live-Übersetzung zusätzlich die Weitergabe an die Echtzeit-Spracherkennung. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Meeting-URL, Bot-Name, Tonspur, Teilnehmerliste und Chatnachrichten der Plattform.Auf unseren Löschauftrag entfernt der Anbieter Aufnahme, Transkript, Chatverlauf sowie Teilnehmer- und Sprechernamen. Die Sitzungs-Metadaten — Bot-Kennung, Status, Zeitstempel, Dauer und Token-Verbrauch — bleiben dort, und dazu gehört die Meeting-URL. Nach Auskunft des Anbieters vom 31.08.2026 werden diese Zeilen derzeit unbefristet aufbewahrt; eine Löschung oder Schwärzung ist nur auf Anfrage über seinen Support möglich.
• Scaleway SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Rechenzentrum und Speicher, auf denen Meeting BaaS seinen Dienst betreibt. Verarbeitungsort Paris, Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Alles, was bei Meeting BaaS anfällt: Tonaufnahme, Sitzungsdaten des Bots, Meeting-URL.
• Gladia SAS — eingeschaltet durch Meeting BaaS — Echtzeit-Spracherkennung im Angebot von Meeting BaaS — nur bei eingeschalteter Live-Übersetzung. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Region eu-west, Konzernsitz Frankreich. Erhält: Tonspur von Meetings, für die die Live-Übersetzung eingeschaltet ist.Protoki schaltet die Transkription bei Meeting BaaS ab und transkribiert nach dem Meeting selbst. Meeting BaaS hat am 31.08.2026 schriftlich bestätigt, dass bei abgeschalteter Transkription keine Tonspur an Gladia geht. Davon gibt es seit dem 15.10.2026 genau eine Ausnahme: Nur bei Meetings, für die die Live-Übersetzung eingeschaltet ist, geht die Tonspur über Meeting BaaS an Gladia zur Echtzeit-Spracherkennung, in der Region eu-west (Frankreich). Für alle anderen Meetings gilt die Bestätigung weiter, solange die Transkription des Anbieters abgeschaltet bleibt. Für diese Ausnahme ist noch nicht schriftlich bestätigt, ob Gladia Ton und Transkript zum Training nutzt, wie lange es sie aufbewahrt und ob unser Löschauftrag an Meeting BaaS sie dort erreicht; die Auskunft holen wir derzeit ein.
• Mistral AI SAS — Transkription mit Sprechertrennung, Übersetzung des Live-Transkripts, Protokoll- und Aufgabenerstellung sowie Übersetzung fertiger Protokolle. Verarbeitungsort Frankreich (EU), Konzernsitz Frankreich. Erhält: Tonspur, Transkript, Sätze des Live-Transkripts, Protokolle, Teilnehmernamen aus den Meeting-Metadaten.
• Supabase, Inc. — Datenbank und Dateispeicher der Anwendung. Verarbeitungsort Frankfurt am Main, Deutschland (EU), Konzernsitz Vereinigte Staaten. Erhält: Konto- und Meeting-Daten, Transkripte, Protokolle, vorübergehend Tonaufnahmen.
• Vercel, Inc. — Betrieb und Auslieferung der Webanwendung. Verarbeitungsort EU-Region (Frankfurt am Main), Konzernsitz Vereinigte Staaten. Erhält: Verbindungsdaten der Aufrufe, Inhalte im Durchlauf der Anfrageverarbeitung.
• Plus Five Five, Inc. („Resend") — Versand der Protokoll- und Systemmails. Verarbeitungsort EU-Region (Irland) für den Versand, Konzernsitz Vereinigte Staaten. Erhält: Empfängeradresse, Meeting-Titel, Kurzfassung und offene Aufgaben aus dem Protokoll.
• rooom AG (SovrGPT) — Sprachausgabe der Live-Übersetzung („Vorlesen“); vorgesehen als zweiter Modellanbieter für Protokolle und Aufgaben. Verarbeitungsort Deutschland (EU), Konzernsitz Deutschland. Erhält: Übersetzte Sätze der Live-Übersetzung; bei Einsatz als Modellanbieter: Transkript, Teilnehmernamen aus den Meeting-Metadaten.Nur für Meetings mit Live-Übersetzung und nur, wenn das Unternehmen „Vorlesen im Kopfhörer“ eingeschaltet hat. Eine feste synthetische Stimme, keine Nachbildung von Stimmen. Für Protokolle derzeit nicht im Einsatz.

Anbieter mit dem Zusatz „eingeschaltet durch“ sind weitere Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO: Sie stehen nicht mit uns, sondern mit dem genannten Dienstleister im Vertrag. Über Änderungen dieser Liste informieren wir vorab; Widerspruchsrecht und Fristen regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, das Löschkonzept, die Vorlage für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung sowie die Systembeschreibung nach § 90 BetrVG erhalten Sie auf Anfrage über info@rooom.com. Wir arbeiten daran, sie ohne Anfrage zum Download bereitzustellen.